Fra data til fornuftige beslutninger med Power BI
Skab værdi med Power BI
Mange snakker om rapportering, og hvor vigtigt det er. Du har måske også hørt om Power BI. Men hvorfor rapporterer vi egentlig? Kan vi bruge månedsrapporteringer til andet end blot at se, hvordan det er gået?
Mange af os er vant til rapporteringer i form af en tabel, som ERP-systemet selv genererer. Problemet er, at den type rapportering ofte er statisk, hurtigt forældet og sjældent fører direkte til handling.
Derfor tager flere virksomheder rapporteringen et skridt videre og spørger sig selv, hvordan de aktivt kan bruge deres data i dagligdagen. Det er her Power BI kommer ind i billedet.
Med Power BI kan man tage de traditionelle rapporter og bryde dem op i de områder, man faktisk arbejder med. Man kan samle data fra flere kilder, opdatere dem løbende og præsentere dem i dashboards, hvor man hurtigt kan gå fra overblik til detaljer.
Men inden man begynder at tænke på, hvilke rapporter man vil se, stiller vi altid vores kunder spørgsmålet:
Hvilke beslutninger skal jeg tage?
Hvis man ikke starter med dette spørgsmål, risikerer man at ende med flotte rapporter med mange grafer og tabeller, som i praksis ikke bliver brugt. Det sker ofte, når man starter med spørgsmål som:
- Hvad kunne være spændende at se?
- Jeg er nysgerrig på at se _______
- Hvilke data har vi egentlig adgang til?
Disse spørgsmål kan selvfølgelig være relevante, så længe at de fører til, at man bliver klogere på ens arbejdsopgaver og beslutninger som skal tages, som i sidste ende styrker dit arbejde og dermed organisationen. En god Power BI-rapport skal derfor ikke bare vise data. Den skal hjælpe brugeren med at forstå, hvad der kræver opmærksomhed, hvor der skal handles, og hvad næste skridt bør være.
Vi anbefaler at tage udgangspunkt som beslutninger i eksemplerne nedenfor. Til hver har vi også kommet med et bud på hvordan man oversætter det til en visualisering.
Økonomichef
Beslutning:
Skal vi justere omkostninger, investeringer eller likviditetsstyring for at sikre en sund økonomi?
Visualisering:
En rapport med få, klare nøgletal: likviditet, budget vs. realiseret, omkostninger pr. afdeling. Hvis noget afviger, skal økonomichefen hurtigt kunne gå i dybden på kontoniveau, afdeling eller periode.
Den nye model betyder, at produktionsfunktionalitet kan aktiveres efter behov. I kan dermed tilføje produktionsmodulet, når forretningen kræver det – uden at binde jer fra start.
Vicerektor
Beslutning:
Hvor skal vi sætte ind for at forbedre trivsel, fremmøde og faglige resultater?
Visualisering:
En oversigt over fravær, karakterudvikling og trivselsmålinger opdelt på klasser, årgange og fag. Visualiseringen skal gøre det nemt at identificere mønstre og risikoområder, så indsatsen kan målrettes.
Sælger
Beslutning:
Hvilke kunder, tilbud og produkter skal jeg fokusere på for at øge salget?
Visualisering:
En rapport med salgspipeline, omsætning pr. kunde og produkt, win-rate, åbne tilbud og aktivitetsniveau. Sælgeren skal kunne filtrere på egen portefølje og hurtigt se, hvor der er størst potentiale.
Mulighederne er endeløse
Disse eksempler er kun en brøkdel af mulighederne. Virksomheder vælger værktøjer som Power BI, fordi man kan præsentere et hav af data fra mange forskellige kilder, og de kan nemt skræddersyes til enkelte brugere.
Man kan også lave beregninger og sammenhænge, som gør det lettere at se det, der ellers kan være svært at få øje på i en traditionel rapport. Det kan være afvigelser, udviklinger over tid, sammenhænge mellem aktiviteter, hvor der er behov for handling.
Det bliver ofte kaldt datadrevne beslutninger. I praksis handler det ikke om at have flest mulige rapporter eller grafer. Det handler om at bygge rapporteringen op omkring de beslutninger, der skal træffes.
Derfor er vores anbefaling:
- Start med beslutningen
- Vælg den data, der understøtter den
- Byg visualiseringen, så den peger mod handling
- Fjern resten
Så bliver rapportering ikke bare noget, man kigger på én gang om måneden. Det bliver et værktøj, der hjælper din organisation med at træffe bedre beslutninger i hverdagen
Er jeres rapporter bygget op omkring beslutninger?
Mange organisationer har data nok – udfordringen er at omsætte dem til handling. Hos MDC Nordic hjælper vi med at designe Power BI-rapporter, der tager udgangspunkt i beslutninger, ikke grafer.
