Digital transformation i praksis – sådan får du mest værdi ud af dit nye ERP-system

Af Cihan Didin, Dynamics konsulent

Måske kender du situationen.

Der er brugt mange måneder på at vælge den rigtige ERP-løsning. Workshops er gennemført, data er flyttet, medarbejderne er blevet introduceret til nye arbejdsgange, og til sidst kommer dagen, hvor systemet går live.

Alle trækker vejret lettere.

Men efter de første par uger melder spørgsmålet sig ofte:
Var det egentlig det?

For mange virksomheder kommer den største værdi nemlig ikke den dag, det nye system går i drift. Den kommer først bagefter. Når hverdagen begynder igen. Når medarbejderne bruger løsningen i praksis. Når man opdager, hvilke processer der fungerer, og hvilke der stadig er unødvendigt tunge.

Digital transformation handler derfor sjældent kun om teknologi. Det handler om mennesker, arbejdsgange, data og beslutninger. Og ikke mindst om at bruge det nye system som en anledning til at arbejde smartere – ikke bare på en ny platform.

Uanset om du står overfor en opgradering til Business Central, en overgang fra NAV eller et andet ældre ERP-system, eller blot ønsker at få mere værdi ud af din nuværende løsning, er der nogle erfaringer, vi ser gå igen hos de virksomheder, der lykkes bedst.

Teknologi er sjældent den største udfordring

Når et nyt system skal implementeres, er det let at fokusere på funktioner, integrationer og teknik. Men i praksis er det ofte arbejdsvaner og processer, der afgør, om projektet bliver en succes. 

For når et nyt system møder gamle arbejdsgange, bliver det hurtigt tydeligt, hvordan virksomheden egentlig arbejder. Ikke kun hvordan processerne ser ud på papiret, men hvordan de fungerer i hverdagen.

Måske er der en manuel opgave, som alle har vænnet sig til. Måske bliver data registreret flere steder. Måske findes der en rapport, som stadig bliver lavet, selvom ingen længere bruger den aktivt. Eller måske er der en godkendelsesproces, der engang gav mening, men som i dag mest skaber ventetid.

Et nyt ERP-system giver en oplagt mulighed for at stille spørgsmål som: 

  • Hvorfor gør vi egentlig tingene på denne måde? 
  • Kan processen forenkles? 
  • Er der manuelle opgaver, som kan automatiseres? 
  • Registrerer vi de rigtige data? 

Jo tidligere de spørgsmål stilles, desto større bliver gevinsten af investeringen. 

Start med processerne – ikke systemet

En klassisk fejl er at forsøge at genskabe alle eksisterende arbejdsgange i den nye løsning. 

Det kan virke trygt, men betyder ofte, at gamle ineffektive processer flyttes direkte med over i det nye system. 

De mest succesfulde projekter tager i stedet udgangspunkt i virksomhedens behov og ser på, hvordan standardfunktionaliteten bedst kan understøtte dem. Først derefter vurderes det, hvor der er behov for tilpasninger, integrationer eller særlige løsninger.

Det er især relevant i Business Central-projekter, hvor standardfunktionalitet ofte kan dække mere, end man umiddelbart tror. Jo mere man kan holde sig tæt på standarden, desto lettere bliver løsningen typisk at vedligeholde, opgradere og videreudvikle.

Datakvalitet er fundamentet

De færreste glæder sig til at rydde op i stamdata.

Det er sjældent den del af et ERP-projekt, der får mest opmærksomhed. Men det er ofte her, en stor del af værdien ligger gemt.

Et nyt ERP-system kan levere flotte dashboards, automatiske processer og avancerede analyser. Men kun hvis datagrundlaget er i orden. 

Hvis kunder, leverandører, varer, dimensioner eller finansopsætninger er rodede, forældede eller inkonsistente, følger problemerne med over i den nye løsning. Og så kan selv den bedste platform hurtigt føles tung at arbejde i.

Inden en migrering eller opgradering anbefaler vi derfor altid at gennemgå blandt andet: 

  • Kunder og leverandører 
  • Varer og stamdata 
  • Finansopsætninger 
  • Dimensioner og rapporteringsstrukturer 

Mange virksomheder bliver overraskede over, hvor stor værdi de kan skabe ved blot at rydde op i data inden overgangen til det nye system. 

Test er ikke en formalitet

Når implementeringen nærmer sig afslutningen, opfattes test ofte som noget, der blot skal gennemføres. 

I virkeligheden er test en af de vigtigste investeringer i hele projektet. Det er her, løsningen møder virkeligheden. Det er her, man opdager de små ting, der kan skabe frustration i hverdagen. Og det er her, superbrugere får mulighed for at blive trygge i systemet, inden resten af organisationen skal med.

Et godt testforløb handler derfor ikke kun om at finde fejl. Det handler også om at validere arbejdsgange, træne nøglepersoner og skabe ejerskab.

Et godt testforløb giver mulighed for at: 

  • Validere processer 
  • Træne superbrugere og nøglemedarbejdere
  • Identificere forbedringer 
  • Skabe tryghed før go-live 

Virksomheder, der prioriterer testmiljøer og brugerinddragelse, oplever ofte en langt mere smidig overgang til den nye løsning. Ikke nødvendigvis fordi alt er perfekt fra dag ét, men fordi medarbejderne er bedre forberedte på det, der kommer.

Go-live er ikke målstregen

Det er fristende at se et ERP-projekt som afsluttet, når systemet går live. 

Men de største gevinster kommer ofte bagefter. For det er først, når systemet bliver brugt i hverdagen, at de reelle muligheder viser sig. Medarbejderne begynder at se, hvor der stadig er manuelle opgaver. Hvor rapporter kan forbedres. Hvor integrationer kan spare tid. Og hvor processer kan gøres mere enkle.

Når medarbejderne er blevet fortrolige med den nye platform, opstår der nye muligheder for: 

  • Automatisering af rutineopgaver 
  • Integrationer til øvrige systemer 
  • BI og rapportering 
  • AI-assisterede arbejdsgange 
  • Digitale godkendelsesprocesser 

Det er her, digital transformation for alvor begynder at skabe værdi.

Ikke nødvendigvis gennem store, komplekse projekter. Ofte starter det med mindre forbedringer, der gør hverdagen lettere. En manuel proces, der automatiseres. En rapport, der bliver mere præcis. En godkendelse, der flyttes fra mail til system. Eller en integration, der fjerner dobbeltarbejde.

Små forbedringer kan hurtigt få stor betydning, når de rammer de opgaver, medarbejderne bruger tid på hver eneste dag.

5 råd til en succesfuld overgang

Hvis du står overfor en opgradering eller implementering, kan disse fem råd være et godt sted at starte: 

  1. Fokusér på forretningsprocesser frem for funktioner. 
  2. Benyt standardfunktionalitet, hvor det giver mening. 
  3. Prioritér datakvalitet før migrering. 
  4. Involver superbrugere tidligt i forløbet. 
  5. Afsæt tid til test, træning og løbende optimering. 

      Digital transformation skaber værdi, når mennesker og teknologi arbejder sammen

      Det er let at tro, at digital transformation handler om nye systemer. 

      I virkeligheden handler det om at give medarbejdere bedre værktøjer, skabe mere effektive arbejdsgange og frigøre tid til de opgaver, der skaber værdi for virksomheden. 

      Teknologien er vigtig, men den største forskel opstår, når den kombineres med gode processer, valide data og engagerede brugere. 

      For virksomheder, der arbejder med Business Central, er spørgsmålet derfor ikke kun, hvornår næste opgradering kommer.

      Det handler i lige så høj grad om, hvordan man bruger overgangen som en anledning til at arbejde mere enkelt, mere struktureret og mere datadrevet.

      Et nyt ERP-system kan være en stor investering. Men den største værdi kommer sjældent automatisk.

      Den skabes, når virksomheden tør stille de rigtige spørgsmål, involvere de rigtige mennesker og se implementeringen som begyndelsen på en løbende udvikling – ikke som afslutningen på et projekt.

      Vil du have mere værdi ud af Business Central?

      Hos MDC Nordic hjælper vi virksomheder med at få mere ud af deres ERP-løsning – både før, under og efter en implementering eller opgradering.

      Uanset om du står overfor en overgang fra NAV, en opgradering til Business Central eller ønsker at optimere din nuværende løsning, kan vi hjælpe med at skabe overblik, vurdere mulighederne og finde de næste konkrete skridt.